SAMARINDA.JURNALETAM – Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, Muhammad Syafranuddin mengeluarkan inovasi terbaru bagi pelayanan kepada masyarakat di Benua Etam. Kali ini bukan dari bidang perpustakaan, tetapi dari bidang kearsipan.

Inovasi tersebut bernama Gerakan Selamatkan Informasi Arsip Keluarga (SIAGA) Arsip. Ini akan memudahkan masyarakat dalam mengamankan dokumen kependudukan jika mengalami bencana. Seperti kebakaran atau kebanjiran yang bisa menyebabkan dokumen kependudukan bisa hancur dan tidak bisa digunakan lagi.

Kepala DPK Kaltim menerangkan, gerakan ini adalah langkah konkrit maupun upaya pemerintah dalam melindungi dokumen pentingnya warga Kaltim. “Gerakan Siaga Arsip ini langkah nyata kita mengamankan dokumen penting warga dampak terjadi bencana,” terang Ivan, panggilan akrabnya.

Meskipun saat ini telah ada sistem teknologi informasi (google drive) yang dimanfaatkan untuk menyimpan dokumen, namun terkendala batas waktu. Skenario terburuknya pula, jika pemilik akun meninggal dunia, orang terdekatnya akan kesulitan mengakses data tersebut.

“Jadi yang kami simpan bukan data atau dokumen aslinya, tapi dalam bentuk scanner dan sewaktu-waktu diperlukan pihak keluarga, maka akan kita berikan dalam bentuk print out. Sedangkan dokumen scannernya kita simpan kembali.”

“Ketika data atau dokumen penting keluarga tersimpan di Program Siaga Arsip. Dimana, pihak keluarga atau ahli warisnya cukup menunjukkan dokumen asli, maka petugas langsung membuka file data mereka diprogram,”papar Ivan.

Ivan berharap Gerakan Siaga Arsip menjadi bagian upaya tertib arsip bagi masyarakat Kaltim. SIAGA Arsip menjadi salah satu bentuk pelayanan DPK Kaltim kepada masyarakat Kaltim. Meskipun bukan suatu kewajiban, tetapi DPK Kaltim mempersilahkan masyarakat untuk bisa menyimpan salinan dokumen kependudukannya ke perpustakaan.(adv/Tya*)