SANGATTA.JURNALETAM – Perwakilan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Endah Dwi Astuti, menjadi narasumber dalam sosialisasi peraturan bupati tentang kode klasifikasi arsip sesuai Permendagri 83 dan FGD Identifikasi Arsip Hasil Perubahan dan Penggabungan Perangkat Daerah yang diselenggarakan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Kutai Timur (Kutim) di ruang Meranti Kantor Bupati Kutim, Kamis (16/3/2023).
Dalam penyampaian materinya, Endah menegaskan bahwa dalam menjalankan kegiatan arsip, didasarkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Arsip. Dia juga menegaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang terekam dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi dan informasi yang diciptakan oleh pemerintah atau lembaga, organisasi politik, organisasi masyarakat, maupun perorangan.
Endah juga menekankan bahwa arsip merupakan hal mutlak yang dapat menunjang sebagai sarana untuk menjalani kehidupan berbangsa dan bernegara. Dalam hal penyelenggaraan arsip, sebagai dasar pembinaan kearsipan dapat meliputi lingkup nasional, provinsi, kabupaten/kota hingga perguruan tinggi.
Pengelolaan arsip dibagi menjadi dinamis dan statis. Arsip dinamis dibagi menjadi empat bagian dimulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Endah memberikan contoh pembuatan arsip dengan membuat surat dimana peraturan tata naskah dinas, klasifikasi, serta system klasifikasi keamanan akses arsip dinamis harus diperhatikan. Setelah itu, arsip diregistrasi dan dibagikan kepada pihak yang berhak.
Endah juga menjelaskan bahwa masyarakat harus memperhatikan sistem klasifikasi keamanan dan akses jika ingin mengakses arsip. Pemeliharaan arsip dilakukan untuk menjaga keautentikan dan keutuhan serta keamanan dan keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip terkait dengan pemberkasan dapat dilakukan dengan memahami tentang kode dan klasifikasi.
“Untuk itu, penataan arsip dapat dilakukan juga dengan mengacu pada kode klasifikasi, kemudian ada penyimpanan serta alih media arsip,” pungkasnya.
Diharapkan dengan adanya sosialisasi ini, masyarakat dan pemerintah dapat memahami pentingnya arsip dalam menjalankan kegiatan dan melindungi dokumen-dokumen penting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. (ADV/*)
